Intranet Aufgabe

Prozessmanagement Prüfungsaufgabe

Ein mittelständischer Betrieb (200 MA, Umsatz 2008 20 Mio ) beauftragt eine Unternehmensberatung (Ihren Arbeitgeber) damit, das Informations- und Wissensmanagement im Unternehmen entscheidend zu verbessern.

Das Unternehmen konnte in den letzten Jahren sehr hohe Umsatz- und Mitarbeiterzuwächse realisieren, derzeit wird daran gearbeitet Aufbau- und Ablauforganisation an die neuen Anforderungen anzupassen. Erst seit kurzem gibt es Bestrebungen eine einheitliche Prozesslandschaft zu realisieren.

Das Unternehmen hat keine eigene IT-Abteilung, keinen CIO, keinen explizit für IT-Infrastruktur zuständigen Mitarbeiter.  Der Leiter des kaufmännischen Bereichs ist der technisch qualifizierteste Ansprechpartner im Unternehmen, er hat den grundsätzlichen Überblick über alle im Unternehmen eingesetzten Anwendungssysteme. Sämtliche Wartungsarbeiten werden von einem externen IT-Dienstleister durchgeführt.

Das Unternehmen setzt SAGE KHK als ERP-System ein, unterhält ein Windows-Netzwerk und 105 Workstations, die jeweils mit Windows XP / Office 2007 ausgestattet sind.

Folgende Probleme wurden identifiziert:

• Dokumente werden in im Wildwuchs entstandenen Verzeichnisstrukturen innerhalb des Dateisystems eines vor Ort befindlichen Fileservers abgelegt. Verzeichnisstrukturen werden nicht gepflegt, es gibt keine expliziten Regelungen zur Dokumentenablage. FiBU, Controlling, Vertrieb und Disposition habe jeweils eigene Bereiche zur Ablage von Dokumenten.
• Die Rechteverwaltung findet auf Ordnerebene statt, deswegen oft mehrfach redundante Vorhaltung von Dokumenten
• Es existiert keine Versionsverwaltung für Dokumente
• Dokumente werden nur durch Ablageort und Dateinamen gekennzeichnet
• Dokumentenworklflow passiert über hinundherschicken von Dokumenten via Mail von einem Bearbeiter zum Nächsten.

Aufgabenstellung

Da die gegenwärtige Systemlandschaft sehr windowslastig ist und die kaufmännische Leitung von den Vorteilen eines Intranets und in diesem Zusammenhang von WSS und MOSS erfahren hat, sollen Sie ein Konzept erstellen, das die bestehenden Probleme durch den Einsatz oben genannter Systeme löst. Wenn möglich soll, aufgrund der geringeren Anschaffungs- und Wartungskosten WSS eingesetzt werden, wo das nicht möglich ist muss dies begründet werden.  Entwerfen Sie das entsprechende Konzept und einen Prototypen um den kaufm. Leiter  (Prof. Johannsen) von den Kompetenzen Ihres Unternehmens zu überzeugen und im Anschluss den Folgeauftrag zur Implementierung eines