Optimierung von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozesse optimieren

Neue Prozesse einführen

Einführung neuer Geschäftsprozesse

Maßnahmen vor der tatsächlichen Einführung des neuen Geschäftsprozesses:

• Informationen an die Kunden, Lieferanten
• voraussichtliche Änderungen kommunizieren 

Probelauf des neuen Prozesses unter Alltagsbedingungen

Überprüfen der Folgerichtigkeit von

• Ablauf
• Schnittstellen
• Input und Output

Kommunikation Prozessmanagement

Es wird empfohlen, einen Mitarbeiter mit der Organisation und Überwachung der Umsetzung geeigneter Lösungsansätze zu den bestehenden Problemen zu beauftragen (vgl. Abschnitt Probleme und Lösungsansätze). Dieser Mitarbeiter könnte jemand sein, der noch nicht lange im Unternehmen ist und noch keinen klar definierten Aufgabenbereich hat, beispielsweise der derzeitige Assistent der kaufmännischen Leitung.

Dies sollte so schnell wie möglich geschehen, der Optimierungsprozess wird sich aufgrund der Tatsache, dass die bestehenden Probleme zum Teil auf einander aufbauen, über längere Zeit hinziehen. So ist eine parallele Abarbeitung der bestehenden Probleme nicht immer möglich. So muss beispielsweise zur reibungslosen Umsetzung des Vertretungskonzepts ein funktionierendes Berichtswesen vorliegen. Die Auswirkungen vorhandener Probleme vergrößern sich erfahrungsgemäß mit steigender Mitarbeiter- und Auftragszahlzahl.

Weiterhin muss über Stellenbeschreibungen festgelegt und kommuniziert werden, wer bei welchem Vorgang bis zu welcher Summe zeichnungsbefugt ist. Beigelegte Stellenbeschreibungen müssen endgültig ausformuliert werden und durch die jeweiligen Stelleninhaber gegengezeichnet werden. Die Notwendigkeit dessen soll positiv kommuniziert werden: Natürlich kennt jeder Mitarbeiter seinen Verantwortungsbereich und die damit verbundenen Aufgaben und Pflichten, zur Absicherung der Mitarbeiter (z.B. Klärung der Schuldfrage bei Zwischenfällen) und im Hinblick auf eine klare Aufgabenverteilung insbesondere bei weiterem Wachstum der  ist jedoch die explizite Ausformulierung und Umsetzung von Stellenbeschreibungen erforderlich.

Speziell die auf den Kunden ausgerichteten Prozesse wie die Bearbeitung von Kundenanfragen müssen konsequent umgesetzt werden. Um unnötige Verzögerungen und Fehlentscheidungen auf Kosten der Kundenzufriedenheit zu vermeiden, müssen sich alle beteiligten Mitarbeiter an eine einheitliche Vorgehensweise halten.