Neues Emal Übetragungsprotokoll

An der Uni  wurde vor kurzem ein neues Email-Übertragungsprotokoll eingeführt. Bisher haben alle Mitarbeiter und Studenten der UNI auf einen Email-Server zugegriffen, der das POP3-Protokoll zur Übertragung der Emails nutzte.

Mittlerweile steht jedoch ein neuer Server mit dem IMAP-Protokoll zur Verfügung. Diese Tatsache macht unseren Prozess der „IMAP-Umstellung“ erforderlich und kann als Eingang unseres Prozessmodells gesehen werden. Der Prozess beschreibt, welche Schritte notwendig sind, damit Mtarbeter die Umstellung der Email-Clients aller Mitarbeiter der Uni vom alten POP3-Protokoll auf das neue IMAP-Protokoll durchführen können.

Mitarbeiter greift zum Anfang des Vorgangs auf eine Liste mit allen vorhandenen Angestellten der UNI zu, um den nächsten zu bearbeitenden Mitarbeiter auszuwählen bei dem die Umstellung noch nicht geschehen ist. Zunächst kontaktiert man den Benutzer indem sie eine Anfrage sendet, welche die Frage nach dessen Email-Clients beinhaltet.

Leider kommt es oftmals vor, dass die Anfrage einfach übersehen wird, da viele Mitarbeiter Unmengen an Emails pro Tag bekommen. Manche Benutzer ignorieren die Anfrage hingegen bewusst, da sie sich nicht von  dem Problem der Protokollumstellung betroffen fühlen. Dies wird wohl sehr oft der  Fall sein, da natürlich auch der alte POP3-Server noch immer erreichbar ist und die

Mitarbeiter sich somit fragen, weshalb sie ihren Client umstellen sollen, wenn doch  alles noch funktioniert. Falls also nach einer Woche nicht geantwortet wurde, kontaktiert Admin den Benutzer erneut, bis sich dieser des Problems einer erforderlichen Client-Umstellung bewusst ist.