Reaktionszeiten und Mehrfacharbeit

Zu lange Reaktionszeiten auf außerplanmäßige Ereignisse, Mehrfacharbeit 

Ursachen der Probleme im Prozess 

Es gibt kein ausreichend definiertes Berichtswesen. Insbesondere fehlen explizite Richtlinien, wer wann in welcher Form an wen zu berichten hat. (Die Antwort auf diesbezügliche Fragen im Rahmen der geführten Interviews waren oft vom Typ „bekommt man halt so mit“
bzw. „ich sage Bescheid wenn ich dem betreffenden Mitarbeiter das nächste Mal persönlich begegne.“) Nichteinhaltung von Dokumentationsrichtlinien

 Lösungsansatz - Wie kann der Prozess verbessert werden?

Ein bestimmter Teil der ausgeführten Tätigkeiten muss von den Mitarbeitern dokumentiert werden. Der Informationsfluss zwischen den verschiedenen Zuständigkeitsbereichen muss verbessert werden.

Zur Steuerung von häufig in gleicher Weise auftretenden Prozessen innerhalb der Verwaltung sollte ein Workflow-Management-System eingeführt werden. Dieses stellt sicher, dass im Prozess aufeinanderfolgende Tätigkeiten zeitnah und jeweils nur von den zuständigen Stellen bearbeitet werden. Das System bildet die zugrunde liegenden Prozesse als Workflow Modelle ab und fordert die zuständigen Bearbeiter auf, die jeweils aktuelle Aktivität auszuführen und danach deren Ausführung im System zu bestätigen. Daraufhin übergibt das System die nachfolgende Aktivität an den entsprechenden Bearbeiter beziehungsweise die entsprechende Bearbeiterin.