Prozessmanagement Fragebogen

Prozessmanagement Fragebogen zur Identifizierung und Erfassung von Prozesslandschaft und einzelnen Geschäftprozessen in Unternehmen und weiteren Organisationen mit dem Ziel diese in einem Modell abzubilden, zu verstehen und sukzessive zu verbessern. Im folgenden zunächst beispielhaft  9 Fragen, die in einem solchen Fragebogen für Mitarbeiter-Interviews auftauchen könnten. Die klingen zunächst einmal ganz gut, können aber wie wir danach sehen werden von den Adressaten anders behandelt werden als von uns als Wirtschaftsinformatiker im Prozessmanagement Consulting zunächst angenommen:

1. Nennen Sie bitte stichpunktartig ihre Aufgaben im Rahmen von XY (Prozess) 
2. Welche Informationen erhalten Sie zur Aufgabenerledigung?
3. Welche Informationen leiten Sie weiter? An wen?
4. Wie, meinen Sie , kann man einen reibungslosen IT-Prozess garantieren?
5. Was sollte Ihrer Meinung nach von Experten bearbeitet werden?
6. Wo sehen Sie die meisten Einsparmöglichkeiten in ihrem Arbeitsbereich?
7. Von wem erhalten Sie ihre Anweisungen?
8. Wer vertritt Sie in Ihrer Abwesenheit?
9. Welche Verbesserungsvorschläge haben Sie?

Neue Prozesse endgültig einführen

Endgültige Einführung neuer Geschäftsprozesse

Bei der Einführung neuer Geschäftsprozesse in Organisationen hat sich das folgende, vereinfachte Schema als geeignet erwiesen:

• Stichtag oder Termin bestimmen 
• Änderungen, neue Prozesse und Veränderungen der Tätigkeiten allen betroffenen Mitarbeitern und den Termin kommunizieren
• Go (beziehungsweise: RUN)

BPO Phase 5

Steigerung der (Kosten)Effizienz über Skaleneffekte

• Bei identischen Aufgaben der Transaktionsbearbeitung können auflaufende Volumina unterschiedlicher Projekte oder Auftraggeber zusammengeführt werden
• Durch eine Zusammenführung diser Volumina, etwa bei Bonitätsabfragen, werden Skaleneffekte durch verbesserte Einkaufskonditionen bei Lieferanten erzielt. 
• Einsparungspotenzial aufzeigen
• Effizienzmessung: kumulierte Gewinne im Rahmen der Realisierung. 
• Verteilung der realisierten Effizienzgewinne festlegen 
• Sicherstellen, dass alle verantwortlichen Parteien unter Anderem ein nachhaltiges monetäres Interesse an der planmäßigen Zielerreichung haben.

BPO Phase 4: Outsourcing im Ausland (Nearshore und Offshore)

Reduktion operative Kosten via Outsourcing im Ausland (Near-/ Offshore) 

• Unter Umständen weitere Effizienzsteigerungen möglich
• Bausteine hinsichtlich Machbarkeit, Qualität und Kosten prüfen & bewerten

BPO Phase 3 Onshore Outsourcing

Kostenstruktur durch Onshore Outsourcing im Inland optimieren

• Verlagerung von Aufgabenstellungen zu einem Dienstleister im Inland kann operative Kosten unter Umständen nachhaltig reduzieren 
• erhöhte Flexibilität, mehr Handlungsspielraum
• Fixkosten -> variable Kosten

BPO Phase I - Prozessoptimierung und Steigerung der Effizienz

Kostenreduktionen durch Prozessoptimierung 

• Kostenreduktion durch sinnvolle Reorganisation und Transformation der aktuell bestehenden Geschäftsprozesse. 
• Relevante Prozessbausteine oder Teilprozesse nach Effizienzkriterien neu strukturieren und in einen sinnigen, der Zielsetzung entsprechenden Sollprozess überführen.

Optimierung von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozesse optimieren

Neue Prozesse erarbeiten

Vorgehensweise bei der Entwicklung und Gestaltung von Geschäftsprozessen

• inkrementell aus dem alten Prozess festgestellte Verbesserungsmöglichkeiten realisieren 
• Prozess quasi auch gedanklich auf einem blanken Zeichenblatt neu designen
• Input und Output
• Aktivitäten, die vom Input zum Output führen „radikal neu und ökonomisch in der logischen minimal möglichen Form konstruieren“ 
• (ohne Vorbelastung, wie das bisher gemacht wird!) 
• Den Entwurf des neuen Prozesses allen Beteiligten in geeigneter Weise kommunizieren

Neue Prozesse einführen

Einführung neuer Geschäftsprozesse

Maßnahmen vor der tatsächlichen Einführung des neuen Geschäftsprozesses:

• Informationen an die Kunden, Lieferanten
• voraussichtliche Änderungen kommunizieren 

Probelauf des neuen Prozesses unter Alltagsbedingungen

Überprüfen der Folgerichtigkeit von

• Ablauf
• Schnittstellen
• Input und Output

Business Process Outsourcing

Optimierung der Wertschöpfung durch Effizienzsteigerungen

• Qualitätsoptimierung 
• Flexibilitätsausweitung 
• Steigerung der operativen Effizienz 
• optimale Ausschöpfung der vorhandenen Kostenvorteile 
• Realisierung der möglichen zusätzlichen Umsatzpotenziale

Umsetzung einer klaren Prozessorientierung

Prozessmodelle dienen der besseren Beherrschung der bestehenden Arbeitsabläufe.  In der , wie auch in jeder anderen Organisation findet sich eine Vielzahl von Prozessen. Diese waren jedoch bisher nicht explizit ausformuliert und modelliert, Abläufe funktionieren aufgrund der eingespielten Teams und der  gerade noch überschaubaren Mitarbeiterzahl und der kurzen Wege.

Prozessorientierung bedeutet, das Unternehmen nach durchgehenden Geschäftprozessen zu organisieren.  Prozesse bestehen aus Aktivitäten und gehen oft über Abteilungsgrenzen hinweg und dienen der Ablauforganisation im Betrieb. Die Aktivitäten (von bestimmten Stelleninhabern auszuführende Aufgaben) eines Prozesses sind über einen durchgängigen Leistungs- und Informationsfluss miteinander verknüpft.

Prozessorientierung bedeutet somit auch, einen quasi horizontalen Blick auf das Unternehmen zu entwickeln, im Gegensatz zu einer hauptsächlich Abteilungsbezogenen, hierarchischen (also vertikalen) Sichtweise.

Im Anhang sind die wichtigsten modellierbaren Prozesse in Form von mit der Software Semtalk erstellten Prozessmodellen visualisiert. Die betroffenen -Mitarbeiter sollten jeweils Kopien der für Sie relevanten Prozessmodelle bekommen.

Wir empfehlen, einen Mitarbeiter des Führungskreises zum Prozessverantwortlichen zu machen. Dieser sollte die vorliegenden Prozessmodelle fortlaufend validieren, ergänzen, nach Optimierungsmöglichkeiten suchen und die Mitarbeiter hinsichtlich der Prozessorientierung zu sensibilisieren.

Ein Geschäftsprozessmanagement soll etabliert werden.