Projekt Prozessoptimierung: Projektabschluss

Noch ist die Arbeit in unserem Prozessorientierung beziehungsweise Prozessmanagement-Projekt nicht getan, es fehlen noch zwei sowohl für uns als Consultants als auch für unsere Auftraggeber wichtige Punkte:

• Projektabschlussbericht 
• Lessons learned

Durchführungsphase - BPO Projekt

Optimierung von Geschäftsprozessen: Die Durchführungsphase

1. Vorläufiges Prozessmodell
2. IST Analyse
3. SOLL Konzept
4. Optimierungspotential feststellen
5. Neue Prozesse erarbeiten
6. Neue Prozesse einführen
7. Neue Prozesse endgültig einführen
8. Management neue Prozesse

Projekt Prozessoptimierung: Planungsphase

Planungsphase

• Projektphasen definieren
• Detailplanung der Phasen
• Terminplanung 
•  Projektauftrag incl. Kostengenehmigung

BPO Phase 5

Steigerung der (Kosten)Effizienz über Skaleneffekte

• Bei identischen Aufgaben der Transaktionsbearbeitung können auflaufende Volumina unterschiedlicher Projekte oder Auftraggeber zusammengeführt werden
• Durch eine Zusammenführung diser Volumina, etwa bei Bonitätsabfragen, werden Skaleneffekte durch verbesserte Einkaufskonditionen bei Lieferanten erzielt. 
• Einsparungspotenzial aufzeigen
• Effizienzmessung: kumulierte Gewinne im Rahmen der Realisierung. 
• Verteilung der realisierten Effizienzgewinne festlegen 
• Sicherstellen, dass alle verantwortlichen Parteien unter Anderem ein nachhaltiges monetäres Interesse an der planmäßigen Zielerreichung haben.

BPO Phase 4: Outsourcing im Ausland (Nearshore und Offshore)

Reduktion operative Kosten via Outsourcing im Ausland (Near-/ Offshore) 

• Unter Umständen weitere Effizienzsteigerungen möglich
• Bausteine hinsichtlich Machbarkeit, Qualität und Kosten prüfen & bewerten

BPO Phase 3 Onshore Outsourcing

Kostenstruktur durch Onshore Outsourcing im Inland optimieren

• Verlagerung von Aufgabenstellungen zu einem Dienstleister im Inland kann operative Kosten unter Umständen nachhaltig reduzieren 
• erhöhte Flexibilität, mehr Handlungsspielraum
• Fixkosten -> variable Kosten

BPO Phase I - Prozessoptimierung und Steigerung der Effizienz

Kostenreduktionen durch Prozessoptimierung 

• Kostenreduktion durch sinnvolle Reorganisation und Transformation der aktuell bestehenden Geschäftsprozesse. 
• Relevante Prozessbausteine oder Teilprozesse nach Effizienzkriterien neu strukturieren und in einen sinnigen, der Zielsetzung entsprechenden Sollprozess überführen.

Optimierung von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozesse optimieren

Neue Prozesse einführen

Einführung neuer Geschäftsprozesse

Maßnahmen vor der tatsächlichen Einführung des neuen Geschäftsprozesses:

• Informationen an die Kunden, Lieferanten
• voraussichtliche Änderungen kommunizieren 

Probelauf des neuen Prozesses unter Alltagsbedingungen

Überprüfen der Folgerichtigkeit von

• Ablauf
• Schnittstellen
• Input und Output

„Vorgehensmodell“ Prozessoptimierung

1. Projektziel festlegen 
2. Vorüberlegungen, Vorstudien, Marktforschung, Briefings
3. Projektstart
4. Planungsphase
5. Durchführungsphase
6. Abschluss

So einfach ist das :)