Neue Prozesse endgültig einführen

Endgültige Einführung neuer Geschäftsprozesse

Bei der Einführung neuer Geschäftsprozesse in Organisationen hat sich das folgende, vereinfachte Schema als geeignet erwiesen:

• Stichtag oder Termin bestimmen 
• Änderungen, neue Prozesse und Veränderungen der Tätigkeiten allen betroffenen Mitarbeitern und den Termin kommunizieren
• Go (beziehungsweise: RUN)

Durchführungsphase - BPO Projekt

Optimierung von Geschäftsprozessen: Die Durchführungsphase

1. Vorläufiges Prozessmodell
2. IST Analyse
3. SOLL Konzept
4. Optimierungspotential feststellen
5. Neue Prozesse erarbeiten
6. Neue Prozesse einführen
7. Neue Prozesse endgültig einführen
8. Management neue Prozesse

BPO Projektphase 1: Projektstart

BPO Projekt - Projektstart

• (gegebenenfalls vorläufiger) Projektantrag 
• Projektleiter auswählen 
• Projektteam bilden 
• Externe Unterstützung notwendig? 
• Kick-off Meeting 
• Zieldefinition 
• Umfeld- und Stakeholderanalyse
• Wer hat welches Interesse mit welchem Gewicht an dem Projekt? 
• Erste grobe Terminplanung für das Projektteam

Projekt Prozessoptimierung: Planungsphase

Planungsphase

• Projektphasen definieren
• Detailplanung der Phasen
• Terminplanung 
•  Projektauftrag incl. Kostengenehmigung

BPO Phase 5

Steigerung der (Kosten)Effizienz über Skaleneffekte

• Bei identischen Aufgaben der Transaktionsbearbeitung können auflaufende Volumina unterschiedlicher Projekte oder Auftraggeber zusammengeführt werden
• Durch eine Zusammenführung diser Volumina, etwa bei Bonitätsabfragen, werden Skaleneffekte durch verbesserte Einkaufskonditionen bei Lieferanten erzielt. 
• Einsparungspotenzial aufzeigen
• Effizienzmessung: kumulierte Gewinne im Rahmen der Realisierung. 
• Verteilung der realisierten Effizienzgewinne festlegen 
• Sicherstellen, dass alle verantwortlichen Parteien unter Anderem ein nachhaltiges monetäres Interesse an der planmäßigen Zielerreichung haben.

BPO Phase 4: Outsourcing im Ausland (Nearshore und Offshore)

Reduktion operative Kosten via Outsourcing im Ausland (Near-/ Offshore) 

• Unter Umständen weitere Effizienzsteigerungen möglich
• Bausteine hinsichtlich Machbarkeit, Qualität und Kosten prüfen & bewerten

BPO Phase 3 Onshore Outsourcing

Kostenstruktur durch Onshore Outsourcing im Inland optimieren

• Verlagerung von Aufgabenstellungen zu einem Dienstleister im Inland kann operative Kosten unter Umständen nachhaltig reduzieren 
• erhöhte Flexibilität, mehr Handlungsspielraum
• Fixkosten -> variable Kosten

BPO Phase 2 - Prozessmanagement und Industrieautomatisierung

Ausschöpfung von Automatisierungspotenzialen - Industrie 4.0

Die sich im Rahmen der Industrie 4.0 Vision ergebenden Möglichkeiten zur Industrie Automatisierung und immer stärkerer Integration hin zur Smart Factory sollen berücksichtigt werden. Prozessbausteine sind dementsprechend hinsichtlich ihres Automatisierungspotentials zu untersuchen.

Optimierung von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozesse optimieren

Neue Prozesse einführen

Einführung neuer Geschäftsprozesse

Maßnahmen vor der tatsächlichen Einführung des neuen Geschäftsprozesses:

• Informationen an die Kunden, Lieferanten
• voraussichtliche Änderungen kommunizieren 

Probelauf des neuen Prozesses unter Alltagsbedingungen

Überprüfen der Folgerichtigkeit von

• Ablauf
• Schnittstellen
• Input und Output

„Vorgehensmodell“ Prozessoptimierung

1. Projektziel festlegen 
2. Vorüberlegungen, Vorstudien, Marktforschung, Briefings
3. Projektstart
4. Planungsphase
5. Durchführungsphase
6. Abschluss

So einfach ist das :)